What are a payroll personnel have to do for the month-end clossing process?

First of all, i have to apologize for the following article was written in Bahasa Indonesia, because most of the procedure is applied to the private sectors in Indonesia.

Kegiatan Keuangan Pada Akhir Bulan
 

Gaji para karyawan yang ada disetiap perusahaan, pada umumnya akan dibagikan pada setiap akhir bulan. Dengan demikian, kesibukan ataupun kegiatan yang dilakukan oleh bagian bagian keuangan pada saat itu adalah sebagai berikut :

1. Mengumpulkan Formulir Lembur dan Hutang.

Data lembur dari setiap karyawan yang tertulis pada formulir lembur, pada setiap akhir bulan akan dikumpulkan guna diperhitungkan dengan pembayaran yang harus dibayarkan oleh pihak perusahaan. Disamping itu, formulir yang ada sangkut pautnya dengan hutang-piutang karyawan juga dikumpulkan guna diperhitungkan secara bersama-sama.

2. Menghitung Rupiah Lembur Masing-masing Karyawan.

Berdasar data yang tertulis didalam formulir lembur, bagian keuangan kemudian menghitung nilai rupiah yang harus dibayarkan kepada karyawan pada bulan yang bersangkutan. Dikarenakan standart lembur untuk masing-masing karyawan tidaklah sama, maka bagian keuangan perlu mencari keterangan lain yang dalam hal ini akan diambil dari kartu induk karyawan. Seperti diketahui, pada Kartu Induk Karyawan terdapat keterangan mengenai berapa besar gaji pokok karyawan yang bersangkutan dan berapa besar rupiah yang harus dibayarkan untuk 1 (satu) jam lemburnya.

3. Menghitung Hutang-piutang Karyawan.

Hutang bulan lalu ditambah dengan hutang bulan ini yang kemungkinan bisa timbul dengan adanya formulir pengeluaran uang dalam bentuk Kasbon, akan menghasilkan hutang baru. Hutang baru ini kemudian dikurangi dengan jumlah pelbagai kewajiban yang harus dibayar, pada akhirnya akan menghasilkan sisa hutang.

4. Membuat Rekapitulasi Gaji

Hasil perhitungan lembur dan potongan dari setiap karyawan yang dipadukan dengan gaji pokok, pada akhirnya akan menghasilkan gaji bersih yang akan diterima pada bulan yang bersangkutan. Hasil perhitungan semacam ini kemudian ditulis diatas selembar kertas, dan diulangi lagi sehingga seluruh gaji bersih untuk setiap karyawan bisa dilaporkan diatas selembar kertas.

5. Membuat Slip Gaji Untuk Masing-masing Karyawan.

Setelah rekapitulasi gaji bisa dihasilkan, maka langkah berikutnya adalah membuat slip-gaji untuk masing-masing karyawan. Slip gaji ini dibuat rangkap 2 (dua), dimana satu lembar akan diserahkan kepada karyawan bersama-sama dengan uang yang mereka terima, dan satu lembar berikutnya akan disimpan oleh bagian penggajian sebagai arsip keuangan.

6. Mengambil Uang Dari Bank

Berdasar data keuangan yang muncul dan tertera pada rekapitulasi gaji karyawan, pihak direksi kemudian membuka Cek dari Bank yang bersangkutan guna diuangkan secara tunai. Uang inilah yang pada akhirnya digunakan untuk membayar gaji karyawan diperusahaan yang bersangkutan.

7. Memasukkan Uang Kedalam Amplop.

Setelah uang tunai didapatkan dari Bank, tugas berikutnya adalah memasukkan uang tersebut kedalam amplop gaji karyawan yang besarnya sesuai dengan apa yang tertulis pada slip gaji karyawan.

8. Membagi Uang Kepada Setiap Karyawan.

Karyawan kemudian dipanggil satu demi satu untuk menerima gaji mereka, dan diminta untuk menanda tangani kedua buah slip-gaji yang telah disediakan. Satu lembar slip bersama amplop gaji kemudian diserahkan kepada karyawan, dan satu lembar sisanya disimpan bagian keuangan yang akan digunakan sebagai arsip.

Secara ringkas dapat di asumsikan sebagai berikut:

SETIAP AKHIR BULAN		Proses
		Manual
1.	Laporan Penggajian.	Entri
	Tahap pertama proses penggajian. Diperlukan untuk persetujuan pembayaran gaji.
	Ekstrasi data jam lembur, hari kehadiran, hasil produksi karyawan, perhitungan 'shift', klaim kesehatan, dan lain-lain.
	Pemasukan data potongan kasbon, pinjaman, potongan koperasi, SPSI, dll.
	Perhitungan pajak, perhitungan Jamsostek, dana pensiun, dll.
2.	Daftar Transfer Bank,	Entri
	untuk karyawan yang pembayaran gajinya dilakukan melalui transfer bank, atau pemasukan data 'take home pay' ke dalam program transfer bank yang disediakan oleh bank.
3.	Daftar Pembayaran Tunai,	Entri
	untuk karyawan yang gajinya dibayar secara tunai.
4.	Slip Gaji,	Entri
	untuk setiap karyawan. Mencakup seluruh mata penghasilan dan potongan, serta Pajak dan Jamsostek.
	Slip Lembur,
	untuk karyawan yang diperhitungkan lembur dan kehadirannya dalam perhitungan gaji.
5.	Laporan Lainnya:	Entri
	Laporan Potongan Dana Pensiun, Koperasi, SPSI, dan sebagainya.
6.	Laporan Pemotongan Pajak,	Entri
	untuk peyetoran pajak PPh-21 dan pengisian SPT Masa, tanggal 10 bulan berikutnya.
7.	Laporan Jamsostek,	Entri
	Form 1-A, 1-B, dan 1-C, tanggal 15 bulan berikutnya.
SETIAP MENJELANG TANGGAL 31 MARET		Proses
1.	Menghitung Biaya Tenaga Kerja Kumulatif	Entri
	setiap karyawan, untuk keperluan laporan akuntansi, audit dan perpajakan.
2.	Pencarian sumber "selisih"	Diper-lukan
	antara laporan kumulatif Biaya Tenaga Kerja dengan Laporan Akuntansi / Buku Besar.
3.	Penyesuaian kembali laporan Biaya Tenaga Kerja	Diper-lukan
4.	Penghitungan kembali pajak karyawan,	Diper-lukan
	karena ke-tidak-akurat-an perhitungan pemotongan pajak bulanan. Terutama untuk karyawan yang penghasilan bulanannya berfluktuasi, atau keluar/masuk pada pertengahan tahun.
	Pengembalian kelebihan atau penarikan kekurangan pemotongan pajak dari karyawan.
	Bersiap menghadapi pemeriksaan instansi pajak jika terdapat kelebihan setor.
5.	Laporan SPT Tahunan:	Entri
	Formulir 1721-A1, 1721-A
6.	Laporan Tahunan Jamsostek:	Entri
	Formulir DUMTK (seperti yang disyaratkan oleh Perum Jamsostek)